Stratégie marketing : 11 étapes pour l’organisation d’un événement

Un événement est un excellent outil de communication stratégique. Non seulement elle vous permet de transmettre vos valeurs de marque, mais c’est aussi une excellente occasion de fidéliser et d’attirer de nouveaux clients. Vous êtes-vous déjà demandé comment commencer à organiser un événement ? Quelles sont les étapes à prendre en compte ? Aujourd’hui, je vous présente les lignes directrices et les conseils à suivre pour organiser un événement avec succès.

Qu’ai-je envie de réaliser ? à qui s’adresse l’événement ?

Comme pour toute stratégie de marketing, la première chose que vous devez fixer avant de commencer la planification, ce sont les objectifs :

  • Quelle est la raison pour laquelle je veux créer l’événement ?
  • Quels sont les résultats que je souhaite obtenir avec elle ?
  • Qu’ai-je envie de transmettre et comment vais-je le faire ?
  • À quel public dois-je m’adresser ?
  • Ai-je les ressources nécessaires pour l’organiser ?

Les événements ont une grande capacité de communication, il faut donc très bien définir les objectifs que l’on veut atteindre ainsi qu’un bon programme de suivi pour en assurer le succès.

Une autre décision fondamentale est de savoir qui est votre public cible. Le choix de votre cible aura une grande influence sur l’organisation du contenu de l’événement.

Il est fondamental d’avoir une cible claire d’un événement pour organiser son contenu.

Choisissez la date, le lieu et l’équipe !

L’étape suivante consiste à choisir le bon moment et le bon endroit. Voici quelques conseils à garder à l’esprit lors du choix de ces deux aspects :

  • La date fixée : il est conseillé de ne pas la faire coïncider avec les festivités, car vous pouvez être sûr d’un bon nombre de participants !
  • La saison : des études confirment que les meilleurs mois pour célébrer sont généralement mai et octobre, suivis de juin et novembre.
  • Si la participation exige un voyage, vous devrez tenir compte des prix des vols et de l’hébergement.
  • L’espace choisi doit transmettre, communiquer et s’identifier aux valeurs de votre marque.
  • La capacité : les dimensions de l’espace et toutes ses possibilités.
  • Le système d’éclairage et de sonorisation. Visitez le lieu autant de fois que nécessaire pour vous assurer que tout correspond à vos besoins !
  • L’équipe technique qui fournit l’espace.
  • Accessibilité et localisation : il est important que la zone accueillant l’événement soit accessible (transports publics, bon emplacement, parking, etc.). Normalement, pour ce type d’événement, on utilise de grands auditoriums ou des centres de congrès. Il est recommandé de réserver le lieu six mois, voire un an, à l’avance.

« Il faut choisir un bon espace qui rendra l’événement mémorable ».

Ce qui suit est pour bien définir l’équipe de production qui va soutenir toutes les phases de l’événement. L’équipe qui fait partie de l’organisation sera responsable du respect du « timing » établi et des éventuels problèmes qui pourraient survenir.

Etablir un calendrier de travail : créer un calendrier de suivi pour l’avant, le pendant et l’après.

Il est essentiel de définir le mode de fonctionnement de l’équipe et de créer un calendrier des tâches avec des dates pour chaque activité. L’établissement d’un calendrier servira de guide pour le développement de l’ensemble de l’événement de communication. Le programme interne de l’événement doit comporter les informations suivantes :

  • Un calendrier des activités qui se dérouleront le jour de l’événement, – un plan de distribution de l’événement
  • Matériel graphique.
  • Liste des invités, des orateurs et des médias.
  • Établir un plan des besoins (tout ce dont vous aurez besoin) – Budget prévisionnel
  • Un calendrier de travail avec son temps et ses échéances.

Et que faisons-nous des invités ? Vous devez leur envoyer un bref programme, les jours précédant l’événement, qui compile visuellement l’ordre du jour, avec les noms des participants, le lieu, le calendrier des entretiens et d’autres activités existantes.

Surprenez avec votre événement et faites la différence

Il est temps de penser à la mise en scène. Pour surprendre le public ! Une fois que vous avez étudié les objectifs et que vous avez l’idée du lieu où l’événement va se dérouler, il est temps de réfléchir à la manière dont la mise en scène sera développée de la manière la plus créative possible.

Pour faire la différence, vous devez être capable de générer une expérience unique avec votre événement et de communiquer la philosophie de votre marque. Non seulement les mots communiqueront, mais tout aura une influence, de l’éclairage aux invitations, en passant par les couleurs de l’entreprise, l’espace, la diffusion en ligne et la page de renvoi. Tout cela fera partie de la communication de votre événement.

Profitez des atouts de votre marque et transformez-les en opportunités. Ayez un impact avec votre événement

Vous devez réfléchir à la manière de créer un lien avec votre public et de le faire interagir avec votre marque pendant toutes les phases de l’événement. Dès que vous aurez fermé le lieu de la manifestation, veillez à lancer un site web informatif sur les détails de l’événement, qui soit aussi attrayant et clair que possible.

Contactez les intervenants qui vont participer à l’événement et… Trouvez des sponsors !

Une autre étape essentielle est d’inviter les référents du monde du marketing qui vont participer à ce grand événement de communication et de décider qui seront les intervenants et de clore avec eux les sujets qu’ils vont présenter.

Une fois que les orateurs ont accepté votre invitation, il est important de prendre soin d’eux, de leur écrire et de les remercier de leur présence. Je vous recommande de leur envoyer un « plan d’action » avec un code de réduction personnalisé pour leurs adeptes. Ainsi, vous pourrez faire connaître l’événement sur leurs réseaux sociaux et attirer davantage de participants.

Il est également important que vous obteniez des sponsors, car cela vous aidera non seulement à diffuser l’événement et à ajouter des activités de participation, mais vous permettra également d’économiser certains coûts. Voici quelques lignes directrices essentielles pour attirer des sponsors :

  • Vous devez être bref et les convaincre avec votre proposition
  • Présentez brièvement votre marque et les caractéristiques de votre événement
  • Expliquez les raisons pour lesquelles vous souhaitez leur parrainage
  • Les espaces dont ils disposeront pour leur « stand » ou leur « présence de marque »
  • Indiquer très clairement les avantages qu’ils obtiendront

Quel est mon budget, combien cela va-t-il me coûter ?

Je vous recommande d’élaborer un budget prévisionnel initial qui couvre les dépenses les plus importantes telles que la location du lieu, l’équipement logistique, le matériel graphique, le personnel, la restauration, les voyages, les conférenciers, etc.

Je vous conseille de laisser une petite marge d' »urgence » au cas où surviendrait un inconvénient sur lequel vous n’avez pas compté. Il n’y a pas de budget fixe pour les événements, car tout dépendra du niveau des participants, de l’espace, de l’équipement et de tous les services contractés.

Si vous voulez avoir un impact, il est parfois important de privilégier la qualité plutôt que d’essayer d’économiser sur quelque chose qui affecte l’image de votre événement.

Envoyer les invitations et en assurer le suivi

Il est temps d’envoyer les invitations à votre public cible et vous pouvez le faire de différentes manières, par des campagnes de mailing, des applications comme Eventbrite et Ticketea, une page de renvoi avec les inscriptions, etc. Vous devez vous poser la question suivante : que dois-je faire pour attirer les gens à mon événement ?

La conception de la page web ou de l’invitation doit refléter la philosophie que vous souhaitez transmettre et attirer l’attention des invités. Vous devez mettre à la disposition du public toutes les installations avec des informations concises sur l’événement.

L’invitation à un événement est votre premier contact, c’est votre première image.

Il est important de fixer une date limite d’inscription dans ce type d’appel. Ainsi, vous pourrez avancer dans la conception des accréditations, contrôler la capacité, la restauration, la sécurité de l’événement et fournir aux médias le maximum d’informations.

Faites la promotion de l’événement et profitez de la puissance des réseaux sociaux !

Il est temps de promouvoir votre événement ! Préparez les annonces, appelez les médias et contactez les sponsors et les intervenants pour vous aider dans la promotion.

Comme il s’agit d’un événement marketing, la portée des médias sociaux sera plus grande grâce aux grandes communautés qui existent dans ce secteur. Il existe de nombreuses façons de se faire connaître, mais voici quelques idées pour tirer le meilleur parti de la communication 2.0 :

  • Faites des campagnes de mailing avec des appels à l’action sur la page d’accueil de l’inscription.
  • Soyez constant et établissez un calendrier de publications.
  • Créez un hashtag pour l’événement et faites en sorte que les gens vous y associent.
  • Campagnes d’affichage ou de recherche (ou les deux).
  • Annonces sur Facebook et Twitter.
  • Envoyez des rappels avec le compte à rebours de l’événement pour encourager les inscriptions.
  • Réductions promotionnelles : par exemple pour les 50 premiers inscrits avant une certaine date.
  • Organisez des concours pour faire participer les gens dès le début.
  • Les billets de tombola, par exemple, par le biais de Périscope pour avoir plus d’impact social.
  • Il est conseillé d’avoir un profil spécifique pour l’événement.
  • Utilisez des photos des locuteurs avec des phrases célèbres de ces derniers.
  • Faites des listes, par exemple sur Twitter, avec les orateurs et les invités.
  • Photos et vidéos du travail quotidien de l’organisation pour humaniser votre marque.
  • Attirer des participants potentiels et localiser des personnes liées au secteur.
  • Publiez des informations pertinentes sur l’événement par le biais de vos posts.
  • Réalisez des vidéos promotionnelles qui génèrent des surprises et donnent envie aux utilisateurs d’en savoir plus. – Profitez des avantages offerts par l’ensemble des réseaux sociaux.
  • Expliquez en quoi consistera l’événement et les raisons pour lesquelles il ne faut pas le manquer.
  • Proposez d’être un sujet tendance avec votre hashtag le jour de l’événement.

Je vous recommande ce billet sur la façon d’utiliser Twitter à chaque phase d’un événement, afin que vous puissiez profiter pleinement de ce réseau social.

Les jours précédant l’événement. Que dois-je faire ?

  • Faites une « check list » avec tout ce que vous devez faire pour ne pas la manquer.
  • Vérifiez que tout se passe bien et établissez un « plan B » en cas d’imprévu.
  • Mettez à jour les réseaux sociaux et le blog.
  • Envoyez des rappels pour les derniers enregistrements.
  • Vérifiez toutes les confirmations et inscriptions des personnes qui vont assister à la conférence.
  • Confirmez tout avec les sponsors.
  • Réservez la restauration en fonction de la capacité.
  • Préparez toutes les accréditations et utilisez un PPP pour les accélérer.
  • Si vous avez des références non encore confirmées, contactez le personnellement.
  • Rendez-vous sur place pour vérifier les derniers détails.
  • Faites des tests de son.
  • Préparez les « détails » pour les invités et les orateurs.
  • Faites mettre en place un espace pour la mise en réseau.

Le jour est arrivé ! Faites-en une expérience unique

Enfin ! Le jour est venu, vous devez vous concentrer sur la vérification que tout ce qui est prévu est exécuté conformément au planning précédent et, surtout, même si cela semble difficile, garder votre calme et transmettre un sentiment d’organisation et de sérénité.

Vous devez vérifier que le public est satisfait, que tout se passe bien, que les références sont bien suivies et que la zone d’enregistrement est sous contrôle. Pour ce faire :

  • Assurez-vous que tout fonctionne correctement, comme le wifi et les systèmes d’accréditation.
  • Ayez une liste de tous les participants.
  • Transmettez l’événement à ceux qui n’ont pas pu y assister.
  • Projetez les réseaux sociaux en direct sur les écrans.
  • Offrez aux participants des informations utiles à partager sur leurs réseaux sociaux.
  • Publier des photos en temps réel.
  • Réalisez de courtes vidéos dans l’espace d’exposition pour diffuser la manière dont ils le vivent.
  • Surveillez tout le contenu des réseaux sociaux avec des outils tels que Hootsuite ou Tweetdeck.
  • Encourager les utilisateurs à participer par le biais de questions.

Mon dernier et plus important conseil est de rester calme pendant l’événement en direct, de ne pas se laisser emporter par ses nerfs, d’agir avec professionnalisme et de maintenir une bonne communication et coordination avec toute l’équipe pour que tout se passe comme prévu !

Faire une évaluation et être reconnaissant

Même si l’événement est terminé, il faut rester cohérent. Il reste un dernier effort à faire ! Vous devez mesurer l’impact de l’événement :

  • Évaluez l’impact du hashtag, avec des outils comme Tweetbinder.
  • Analysez le comportement et les réactions des invités.
  • Faites des enquêtes sur les réseaux sociaux.
  • Vérifiez que toutes les questions financières sont closes et résolues.
  • Offrez du matériel aux participants, tel que des enregistrements des présentations.
  • Réalisez une vidéo de remerciement qui résume brièvement l’événement.
  • Publiez une nouvelle résumant l’activité sur Twitter en utilisant des outils tels que Storify.
  • Viralisez les articles vous concernant sur d’autres blogs.
  • Envoyez des remerciements personnalisés aux sponsors, à la presse, aux intervenants et à l’équipe pour avoir rendu l’événement possible.
  • Publiez des photos sur votre site web et sur les réseaux sociaux.

Tous nos conseils marketing dans ces articles :