Quels sont les documents d’entreprise à conserver et combien de temps ?
Pour évoluer en toute légalité, les sociétés ont pour obligation de conserver un temps donné certaines pièces liées à leur gestion et leur fonctionnement. Cette obligation leur est imposée par la loi et ne peut faire l’objet de dérogation. Quels sont les documents à conserver ? Combien de temps doit-on les conserver ?
Comment bien conserver des documents d’entreprise ?
La conservation des documents d’entreprise doit se faire de façon efficace. Les documents doivent être mis à l’abri de la poussière, de l’eau et de toutes les intempéries, mais aussi être classés pour être facilement trouvables par une personne du service (et pas seulement par celle qui l’a rangé !). Pour cela, privilégiez des accessoires de classement et d’archivage qui vous aideront à vous y retrouver lorsque vous recherchez des documents. Vous pouvez opter par exemple pour des bacs en plastique de grande taille, des boîtes d’archivage en carton et des classeurs. Vous en trouverez chez Direct Papeterie qui propose également de nombreux accessoires d’archivage. Le choix dépend du type de document que vous souhaitez conserver (conteneurs ignifugés, conteneurs à archives, boîtes de rangement en carton) et de ceux que vous avez besoin de garder sous la main (dossiers suspendus, chemises à sangles, classeurs 4 anneaux).
Les pièces comptables : une conservation indispensable
Les pièces comptables sont les documents prioritaires qu’il est important de conserver physiquement et durablement dans une société. Ce sont elles qui retracent toute l’activité financière d’une entreprise.
Les factures
Les factures peuvent être conservées sous format papier ou électronique. Toutefois, ayez en plus du format dématérialisé, la version papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires que le format électronique pour faciliter les audits. Pour les mettre à l’abri, insérez-les dans des classeurs de qualité supérieure qui ont une grande durabilité. Pour ce qui est de la durée de conservation des factures, elles doivent être conservées pendant au moins 10 ans.
Les livres comptables
L’obligation de tenir des livres comptables à jour s’applique à tous les commerçants, sauf ceux placés sous le régime de la microentreprise et du statut d’autoentrepreneur. Les livres comptables peuvent être le grand livre, le livre-journal, et le livre d’inventaire. Ces livres ont pour pièces justificatives les différentes factures qui serviront de preuve pour les différentes écritures passées. Ils doivent être conservés aussi longtemps que les factures, c’est-à-dire 10 ans au moins pour servir en cas de litige, de contrôle ou d’audit.
Les pièces administratives
Les pièces administratives concernent généralement tout ce qui est lié à la gestion du personnel. Il est important de dédier un dossier à chaque employé de sorte que chacune de ses demandes, pièces d’état civil et papiers d’avancement s’y retrouve. Pour beaucoup, ces pièces ont moins d’importance que les pièces comptables, mais il est également essentiel de les conserver. Pour éviter des litiges à l’avenir, conservez-les sur une période d’au moins 5 ans.
En plus des documents préalablement cités, une entreprise doit également conserver :
- les déclarations à la Sécurité Sociale pour une durée de 3 ans ;
- les déclarations foncières pour une durée de 6 ans en général ;
- les contrats de travail de ses employés ;
- les contrats avec les clients pendant 5 ans ;
- les relevés bancaires pendant 5 ans ;
- les titres de propriété.
En résumé, conserver les documents dans une entreprise est essentiel pour éviter des litiges. Choisissez donc des accessoires de bonne qualité pour cela.
