Déplacements professionnels : la fin des galères !
Les frais de carburant peuvent très vite grimper si votre société dispose d’une grande flotte de véhicules. Dans un tel contexte, que faut-il faire pour alléger significativement votre facture ? Il existe aujourd’hui plusieurs solutions très intéressantes qui permettent aux professionnels de réduire leurs dépenses en achat de carburant. Découvrez-les dans la suite de cet article.
Les cartes carburant
La carte carburant est une carte de crédit spécialement conçue pour régler et contrôler les frais en carburant d’une entreprise. C’est un outil de gestion qui a déjà prouvé son efficacité, car il permet de gérer plus facilement une grande flotte. Si vous utilisez la carte carburant, vous pouvez notamment :
- fixer le montant maximum des dépenses par jour, semaine, mois
- préciser le type de carburant qu’elle peut servir à acheter
- définir la quantité à ne jamais excéder
- préciser le fournisseur auprès de qui les achats doivent être effectués
Cette carte propose également d’autres paramétrages qui permettent de mieux maîtriser les coûts des dépenses en carburant. Elle peut aussi vous aider à bénéficier de prestations plus larges en lien avec les véhicules, notamment l’entretien (lubrifiants, huiles de vidange, lave-glaces…) ou encore le lavage et la maintenance légère, entre autres.
Sachez d’ailleurs qu’il existe des cartes carburant multi-enseignes. Ces dernières, contrairement aux modèles classiques sont valides dans plusieurs enseignes de distribution d’essence, gazole… Vos salariés peuvent donc l’utiliser pour faire le plein auprès de différents fournisseurs partenaires lors de leurs déplacements professionnels. Et ceci, sur toute l’étendue du territoire national et même en Europe. La carte carburant multi-enseignes est très pratique et se décline en carte de paiement. Il est ainsi possible de l’utiliser pour préfinancer les frais de carburant. Elle peut également servir au paiement des amendes, des frais de stationnement de parking, des péages routiers, etc. Par conséquent, c’est un outil polyvalent et utile pour suivre et optimiser au maximum vos dépenses en déplacement et faciliter la vie de vos salariés.
Le logiciel de gestion des frais liés aux déplacements professionnels
Pour diminuer vos dépenses et réaliser une meilleure gestion, vous pouvez aussi investir dans un logiciel de gestion des voyages et déplacements professionnels. Cet outil répond réellement aux besoins des entreprises qui veulent mieux administrer leur flotte et optimiser leur budget de voyage. Il vous garantit d’une part une plus grande souplesse et une aisance dans l’organisation de vos déplacements, d’autre part, son exploitation favorise une réduction des coûts de transport, des dépenses d’hôtel, des réservations de voyage, etc. On retrouve ce type de logiciel sous différentes déclinaisons sur le marché. Certaines possèdent des fonctionnalités plus avancées. Il est possible de les synchroniser avec l’agenda professionnel de vos salariés. Par conséquent, vous serez en mesure de mieux anticiper vos dépenses, d’analyser les trajets et de déterminer les moyens de transport les plus rentables.
Le End-to-End
Pour un contrôle plus rigoureux de vos dépenses, si vous effectuez régulièrement des voyages d’affaires, vous pouvez opter pour les dispositifs End-to-End. Ce sont des solutions technologiques innovantes de bout en bout par lesquelles vous automatisez la gestion de vos réservations, paiements et imprévus liés aux déplacements professionnels. Encore très peu vulgarisés, ces outils intègrent un panel de fonctionnalités qui transformera radicalement le mode de gestion des voyages dans votre entreprise. En conclusion, que retenir ? La carte carburant multi-enseignes est très pratique pour toutes les structures qui cherchent à réduire leurs frais de déplacements professionnels et à mieux les gérer. À cette solution, vous pouvez associer un logiciel de gestion des frais de déplacement et les solutions End-to-End. Vous pouvez lire aussi pourquoi la gestion financière est essentielle à une entreprise.