Comment intégrer la gestion des effectifs dans mon organisation ?
En tant que PDG, vous savez que la gestion des effectifs de votre entreprise s’apparente aux stratégies que vous utilisez pour motiver les ventes. C’est-à-dire que les deux exigent une planification, des objectifs, une corrélation des coûts, une analyse de l’environnement pour trouver les opportunités, les menaces, les forces, etc.
La gestion des effectifs vise justement à cela, mais au lieu de travailler à l’amélioration de la condition de l’entreprise vis-à-vis du client, il s’agit de trouver l’équilibre des ressources humaines et techniques dont dispose votre personnel.
Selon des statistiques partagées par TINYpulse, la production moyenne des employés coûte 33% de leur salaire annuel. Mais les employés ont 23 % de chances de rester si leur gestionnaire leur explique clairement leurs rôles et responsabilités.
Maintenant, pourquoi on parle de ça ?
Car pour appliquer le Workforce Management dans votre organisation, vous devez commencer à gérer les facteurs qui influencent le taux de rotation de vos employés. Certains d’entre eux pourraient l’être :
- Le personnel. Demande de travail requise.
- Capacités et compétences des talents humains.
- Gestion du temps, de l’espace et des ressources.
C’est un vrai défi d’essayer d’aligner autant de pentes que possible, mais une fois que vous maîtriserez le sujet, les résultats commenceront à apparaître en peu de temps.
Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?
La gestion des effectifs est définie comme le processus d’optimisation de la productivité des employés pour s’assurer que les ressources sont au bon endroit au bon moment.
La gestion de la main-d’œuvre vise à s’assurer que le talent humain possède les compétences et les aptitudes nécessaires pour être disponible et à la hauteur des exigences du poste à pourvoir. L’objectif est d’atteindre les objectifs de l’entreprise à un faible coût.
Les processus qui gèrent la main-d’œuvre par le biais de cette philosophie permettent d’atteindre de grands objectifs, par exemple :
- Pour régulariser le processus traditionnel dans des situations extraordinaires.
- Avoir des modifications équitables dans la composition du talent humain au cas où il y aurait des pertes, des licenciements, etc.
- Planifier des stratégies et des actions pour des situations futures en reconnaissant les postes ou les emplois clés, en estimant la durée d’occupation d’un poste et en identifiant les candidats appropriés pour la relève au sein de l’entreprise.
La gestion des effectifs vise à mettre à disposition les talents humains ayant les compétences nécessaires pour répondre aux exigences de la fonction qui leur est assignée.
Éléments et fonctionnalité
La planification des effectifs en temps opportun va au-delà de la prévision du personnel ; elle peut en fait vous fournir des solutions agiles qui vous permettent d’améliorer l’orientation de votre entreprise au fil du temps.
Un plan élaboré stratégiquement peut éclairer les bonnes ou mauvaises décisions concernant la gestion de la main-d’œuvre, comme la facilité ou la difficulté d’embauche, le moment de l’embauche, la productivité des employés dans chaque tâche, le taux d’attrition, etc.
Mais quels sont les éléments qui ajoutent des fonctionnalités à la gestion des effectifs ? Nous allons vous les résumer :
- Réduction des coûts de main d’œuvre.
- Amélioration de la qualité des résultats des talents humains.
- Identification des inefficacités pour les attaquer à temps.
- Des stratégies adaptées aux besoins et aux exigences de la main-d’œuvre elle-même.
- Adoption d’initiatives pour la rétention des employés.
- Identification des écarts entre les compétences et la succession du personnel de grande valeur.
Le Workforce Management ne prétend pas être une science exacte, mais sur le chemin de la préparation d’une équipe prête à faire grandir l’entreprise, il est possible de mettre en réseau des fonctionnalités qui seraient autrement très, très compliquées à réaliser, par exemple :
Considérez l’implantation de la gestion de la main-d’œuvre comme le processus régulier de votre force de vente ou de marketing ; c’est-à-dire qu’en l’utilisant, vous déterminez quels sont les besoins des clients, vous connaissez vos objectifs et toute l’équipe travaille à obtenir des résultats positifs pour les deux.
Maintenant, si vous considérez la situation ci-dessus en termes d’objectifs de l’entreprise, mais que vous la faites correspondre aux besoins de votre personnel, elle se présente comme suit : “Qui est Adriana ?” “Quelle est sa position ?” “Quelles sont ses compétences ?” “Quelle est sa situation actuelle dans l’entreprise ?”
Ainsi, une série de questions vous mènera à d’autres questions, mais en obtenant des réponses, vous saurez quelle est la contribution d'”Adriana” à l’entreprise. De plus, vous serez en mesure de déterminer les actions à prendre pour améliorer sa situation dans l’organisation, au cas où elle serait un talent précieux pour celle-ci.
La philosophie de la gestion de la main-d’œuvre cherche en tout cas à s’appuyer sur les bonnes personnes, avec les bonnes compétences, dans les bons rôles, au bon moment et au bon coût.
La gestion des effectifs vise à s’appuyer sur les bonnes personnes, les bonnes compétences, les bons rôles et au bon coût
Comment puis-je implémenter WFM dans mon entreprise ?
Si l’accent de votre implémentation de la gestion des effectifs est mis sur les personnes, c’est-à-dire sur vos talents humains et sur la façon dont ils peuvent vous aider à améliorer la productivité et la rentabilité de votre entreprise, alors la première étape que vous devriez envisager lors de l’implémentation de la gestion des effectifs est
Comprendre l’organisation et son environnement
Comme s’il s’agissait d’une stratégie de vente ou de marketing traditionnelle, la première étape pour déterminer les changements à appliquer lors de la mise en œuvre de la WFM dans votre entreprise est de comprendre les besoins de l’organisation.
C’est-à-dire, comprendre les circonstances qui vous amènent à améliorer la gestion de la main-d’œuvre au sein de l’entreprise.
Quelles sont les défaillances que vous voulez corriger ? Celles liées à la productivité ? La réduction du taux de roulement élevé des employés ? La promotion de la satisfaction des employés ? La performance affecte-t-elle la réactivité de votre entreprise face aux clients ?
En bref, il y a de multiples raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’implémenter la Gestion des effectifs dans votre entreprise, afin d’améliorer toute situation.
Déterminer les besoins futurs en matière de main-d’œuvre
En connaissant honnêtement votre organisation, ainsi que son environnement, vous pouvez anticiper certains des besoins qu’elle connaîtra dans un avenir proche.
À cette étape, prenez le temps qu’il vous faut et soyez proactif. Anticiper les problèmes pour améliorer les stratégies qui vous aideront à gérer votre main-d’œuvre.
Identifier les écarts entre l’effectif actuel et les besoins futurs
Il est presque naturel qu’après une étude des besoins de l’organisation, de ses problèmes ou de ses défis, on constate que certaines lacunes ont été comblées.
Dans votre cas, il s’agirait de réduire autant que possible ces écarts actuels avec vos effectifs, afin que l’impact sur l’avenir soit réduit en conséquence.
Étudier la main-d’œuvre actuelle et son potentiel (en mettant l’accent sur les talents hautement qualifiés)
Il y a des talents humains qui ont plus de valeur qu’un autre, et vous ne devez pas nécessairement les relier à la façon dont cette personne apporte la rentabilité à l’entreprise, mais plutôt au développement de ses fonctions.
Par exemple, vous pouvez trouver des talents humains qui, en raison de leurs années d’expérience et de leur ancienneté dans l’entreprise, connaissent toute la procédure des opérations de vente, bien qu’ils ne soient réduits qu’à une petite partie du département.
Il y aura aussi des personnes talentueuses qui seront plus performantes sur le plan des opérations ou qui se sentiront engagées et s’identifieront aux valeurs de l’entreprise. En d’autres termes, il y a une incroyable diversité dans votre équipe qui réunit les caractéristiques de la main-d’œuvre avec le potentiel de vous faire grandir à moindre coût.
Concentrez-vous sur eux et entraînez-les encore plus. Vous vous souvenez des statistiques de TINYpulse ? On t’en a gardé pour plus tard.
Le même rapport indique que les employés qui estiment qu’ils progressent professionnellement ont 20 % de chances de rester dans l’entreprise pendant une année supplémentaire.
Mesures visant à remédier aux pénuries, aux excédents ou à l’inadéquation des compétences
Tu te souviens de l’exemple pratique d'”Adriana” ? Eh bien, lors de la mise en œuvre de la gestion de la main-d’œuvre dans votre organisation, vous devez mettre en action toutes les informations que vous avez recueillies dans les étapes précédentes sur “Adriana”, “Juan”, “Melissa”, “Roberto”, etc.
Une fois que vous avez déterminé les compétences, les forces, les faiblesses et les capacités de chaque membre de votre équipe, vous devez établir les paramètres pour remédier à la pénurie, au surplus ou à l’inadéquation des talents de chacun.
Comment ” Adriana ” peut-elle aider ” Juan ” à réaliser ses tâches ? Quelles actions proposez-vous pour profiter du talent de chacun et qui se complètent également pour améliorer la performance du département par rapport à l’entreprise et à ses objectifs ?
Suivre et évaluer les actions
Vous ne pouvez pas simplement mettre un plan en route, même s’il est interne, et le laisser se développer tout seul.
Après avoir appris à connaître votre organisation, son état actuel, vos employés, leurs compétences et la façon dont ils se synchronisent pour faire fonctionner le service, vous devez vous assurer de vivre la croissance du talent humain dans tous les sens, capacité, compétence, production, etc.
La mesure et l’évaluation sont toujours la dernière étape de toute stratégie, et dans ce cas il n’y a pas d’exceptions.
Après la mise en œuvre de la WFM, quels résultats avez-vous obtenus ? Y a-t-il moyen de s’améliorer ? L’équipe travaille-t-elle à plein régime ? Est-elle satisfaite des nouvelles mesures ?
Efficacité dans la résolution des crises de talents humains
D’après ce que nous avons vu jusqu’à présent, il est un fait que la gestion des effectifs est l’une des ressources les plus précieuses pour la résolution de la crise des talents humains, car elle permet de savoir ce dont on a besoin pour stimuler et promouvoir les compétences de l’équipe.
Et avec la gestion des effectifs, il se trouve que vous pouvez savoir quels postes sont les plus difficiles à remplacer. Par conséquent, vous développez des stratégies qui vous permettront de valoriser ce talent et d’éviter la fuite d’employés de valeur, comme la préparation académique, les primes spéciales, etc.
D’autre part, en maîtrisant les compétences de chaque personne de votre équipe, vous pouvez déléguer des tâches qui doivent être livrées selon une période de temps, qui répondent également à certains paramètres et qui sont exécutées dans une période de temps qui ne compromet pas les délais ou la qualité de la tâche assignée.
Il peut également vous aider à connaître les besoins en formation et les outils de développement des talents humains en vue du plein épanouissement de leurs fonctions.
La gestion des effectifs est sans aucun doute un moyen idéal pour résoudre la crise des talents humains.
Êtes-vous conscient des défis auxquels votre équipe est confrontée chaque jour ? Pensez-vous que la solution est d’attirer de nouveaux talents humains ? Ou est-il préférable de fournir les outils nécessaires pour renforcer et multiplier x2 les compétences de toutes les personnes de votre équipe ?
Recommandations finales
En faisant une analyse rapide de la situation de travail dans son ensemble, nous parions que vous pouvez en conclure la même chose que nous :
De plus en plus de baby-boomers quittent le marché du travail pour faire place à la nouvelle main-d’œuvre : les Millennials.
C’est une génération qui gère un grand écart dans les attentes professionnelles, qui a une préparation académique qui lui permet d’exiger de meilleures conditions de travail et qui est moins tolérante face à l’injustice.
Non seulement les Millennials sont déjà sur le marché du travail, mais la Génération Z y est aussi entrée, et leurs caractéristiques surprendront encore plus les employeurs.
De plus, les deux générations aiment les processus simples et comprennent et préconisent des canaux et des outils automatisés pour raccourcir les processus.
Avec une main-d’œuvre jeune, enthousiaste et qualifiée, il devient nécessaire d’inclure la gestion de la main-d’œuvre dans un processus de changement pour la gestion des talents humains, qui comprend pleinement ses capacités et veut les exploiter dans un environnement de travail favorable, proactif et précieux.
